Documents fournisseur
Comment transformer des documents fournisseur en données produit exploitables
PDF, Excel, certificats, images, emails : les quatre étapes pour passer de documents hétérogènes à une fiche produit structurée.
Mis à jour le 2 min de lecture
Un document fournisseur n’est pas une donnée produit. C’est un support, conçu par le fournisseur pour ses propres besoins. Pour en tirer une donnée exploitable dans votre catalogue, il faut l’extraire, la standardiser et la vérifier.
- PDF · Excel · certificat · image · email
- Extraction
- Standardisation
- Vérification
- Fiche produit structurée
1. Extraction
Il s’agit de repérer dans chaque document les valeurs qui décrivent le produit, avec leur libellé d’origine : « Rated Voltage: AC 220-240V », « 6 pcs / carton ». À ce stade, on ne transforme rien. On note aussi où se trouve chaque valeur, pour pouvoir y revenir. Les spécificités des PDF et des tableurs sont traitées dans extraire les données d’un PDF et transformer un Excel fournisseur.
2. Standardisation
Chaque valeur extraite est rattachée à un champ interne (« Rated Voltage » devient « Tension ») et mise au format retenu (« 220–240 V »). Les doublons entre documents sont regroupés. Les contradictions sont mises en évidence plutôt que résolues arbitrairement.
3. Vérification
Une personne qui connaît le produit valide les valeurs. Elle se concentre sur ce qui est signalé : valeurs à vérifier, contradictions, champs manquants. Le reste peut être contrôlé rapidement grâce à la source affichée à côté de chaque valeur.
4. La fiche structurée
| Dans les documents | Dans la fiche |
|---|---|
| Capacity = 1.7L (Excel) | Capacité : 1,7 L |
| 1500W heating plate (email) | Puissance : 1 500 W |
| Rated Voltage: AC 220-240V (PDF) | Tension : 220–240 V |
| 50Hz (photo d’étiquette) | Fréquence : 50 Hz |
| 6 pcs / carton (packing list) | Conditionnement : 6 unités / carton |
| N.W. | — (Excel) | Poids net : information manquante |
Ce qui peut être automatisé, et ce qui ne l’est pas
L’extraction et la standardisation sont répétitives : c’est là qu’un outil fait gagner du temps. La décision finale, elle, reste humaine. Fiche Technique IA est conçu sur ce partage des rôles.